Gestion et conservation de documents : une question cruciale

Dans le cadre professionnel, qui n’a jamais eu des difficultés pour retrouver un document important ? Contrat d’assurance, factures comptables, dossiers du personnel… autant de papiers qui peuvent servir plusieurs années après. Connaître la durée de conservation des documents, faire la distinction entre l’essentiel et ce qui peut être jeté… la gestion documentaire et des archives est un domaine qui ne laisse rien au hasard.

Gestion documentaire et archives : quelques éléments clés

Les archives regroupent tous les documents produits dans le cadre d’une activité, qu’il s’agisse des bulletins de salaire ou des courriers électroniques. Archives et documentation se présentent donc sous des formes diverses : supports papier, sonores, vidéos ou encore électroniques. Les techniques de communication évoluent sans cesse, rendant la gestion et la conservation de documents toujours plus complexe. En effet, pour que vos documents restent accessibles plusieurs années après leur production, il faut veiller à leur bon archivage : conditions de stockage, migration sur de nouveaux supports… La gestion documentaire et d’archives devient donc rapidement chronophage et peut nécessiter l’intervention d’un spécialiste.

Durée de conservation de documents, entre obligation légale et valeur patrimoniale

De l’acte de création de l’entreprise au dernier mail reçu par la présidente d’une société, tout est archive. Il existe des règles précises indiquant la durée de conservation des documents, mais au-delà de ces considérations pratiques, la valeur patrimoniale ne doit pas être négligée. En effet, il est pertinent pour une entreprise de conserver précieusement ses journaux internes ou encore les photos et films retraçant son évolution, car ces documents permettent de mettre en valeur l’histoire de l’entreprise et peuvent être inclus dans la stratégie de communication. Or, trop souvent, la gestion et la conservation de documents sont négligées, jusqu’au jour où il apparaît que certains papiers primordiaux manquent.

Gestion et conservation de documents : faites appel à un tiers archiveur

Pour faire face au manque de moyens humains et matériels en matière de gestion et conservation de documents, il existe une solution : le tiers archiveur. Expertes de la gestion documentaire et d’archives, ces entreprises proposent des solutions complètes, de la définition d’un tableau de durée de conservation des documents à leur stockage dans des lieux sécurisés. Elles disposent de tout le matériel nécessaire, comme un logiciel d’archivage. Tri, plan de classement, conservation, accessibilité… elles pensent à tout pour vous.

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